29 juin 2015

1975-2015 : 40 ans de métier en gestion des documents d'activité


En juillet 1975, je débutais à la Division des archives de l’Université Laval, ma carrière de professionnel de la gestion des documents d’activité. À l’époque il était question de « Records Management » ou tout simplement de « gestion des documents ». Comme il n’y avait que du papier comme support d’information (et du microfilm comme support de substitution), il n’était évidemment pas question de « gestion intégrée ». Ni de traitement de textes, encore moins de bureautique.

40 années plus tard, en rétrospective, rien n’a changé quant aux principes directeurs de la gestion documentaire : malgré l’apparition (et la disparition) de supports technologiques de stockage de l’information et de solutions pour automatiser les processus de création, de réception et de circulation des documents, ceux-ci doivent toujours être enregistrés, identifiés, décrits, associées à d’autres documents afin de constituer des dossiers d’activités de mission ou de gestion interne, leur contenu protégé lorsqu’essentiel ou sensible, leur cycle de vie planifié et géré. Les bonnes pratiques du métier sont demeurées les mêmes : seuls les moyens ont changé et ont progressivement dynamisé leur application.

40 années d’évolution du métier que j’ai choisi en terminant mes études, de ma pratique au quotidien, particulièrement à la recherche des solutions les plus rigoureuses et les plus novatrices pour la structuration de l’information (schémas de classification) et son exploitation maximale (solutions logicielles). Centré sur les utilisateurs des documents qui sont au cœur d’une gestion efficiente des documents. En quête d’une identité professionnelle qui s’arrime aux besoins et aux attentes des décideurs dans les organisations en constante évolution pour une gouvernance rentable de leur information.

40 années qui laissent des traces d’une adaptation inéluctable de ma profession que j’ai toujours souhaité voir s’intégrer et s’imposer dans la fonction management tant des entreprises privées que dans les administrations publiques : ouvrages techniques, enseignement universitaire, solutions logicielles, activités de formation en organisation, conférences, réseaux sociaux (LinkedIn, Viadeo, Facebook, Twitter, Paper.li, Scoop.it!, collaborateur à la formation francophone et internationale en ligne ouverte pour tous (MOOK - Gérer les documents numériques : maîtriser les risques) dont je suis devenu administrateur du groupe LinkedIn...autant d’expériences enrichissantes, à l’écoute des réalités techniques et professionnelles d’une fonction plus que jamais stratégique tant d’un point de vue fonctionnel qu’économique.

Merci à Robert Garon, ex-professeur et ex-Conservateur des Archives nationales du Québec qui m'a donné la piqûre initiale, à l’Université Laval, au Ministère des richesses naturelles du Québec, aux Archives nationales du Québec, à l’Université du Québec à Montréal (UQAM) et à tous les clients de Gestar Experts en gouvernance documentaire d’avoir rendu possible le développement progressif de mon expertise. Un merci particulier à tous les étudiants, les collègues du métier, les concurrents, les collaborateurs passés et actuels d’y avoir contribué en challengeant mes hypothèses de solutions.

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