31 mai 2016

1179 - Balbutiements de la gestion électronique des documents d’activité…en 1985

« Tout organisme a avantage à gérer efficacement ses documents administratifs, produits et reçus, qu’il conserve sur disquette. Il rentabilise alors ses investissements en utilisant  l’appareil de traitement de textes ou le micro-ordinateur, non seulement pour ses fonctions de production de documents, mais aussi pour ses capacités de classement et de repérage électronique. Il est même assuré de réaliser des gains appréciables en temps requis pour les opérations qui doivent être consacrées à la classification, au classement et à l’élaboration des instruments de repérage de ses documents administratifs.
     […]
     L’accès à l’information administrative est définitivement plus efficace et plus rentable : une bonne partie des recherches d’information trouve généralement réponse par la simple consultation de l’index détaillé des documents. De plus, l’information électronique se diffuse beaucoup plus facilement que par les moyens traditionnels.
     À ces avantages qui relèvent des objectifs mêmes d’un système de gestion des documents administratifs, il convient d’ajouter les aspects économiques autres que ceux relatifs aux coûts de la main-d’œuvre : il faut alors penser aux possibilités de récupérer, avec l’application du calendrier de conservation, de l’espace magnétique réutilisable. Cet avantage est considérable puisqu’il réduit sensiblement les coûts de stockage de l’information. Selon les appareils utilisés, ceux-ci sont déjà moins élevés sur disquette (incluant la copie de sécurité) par rapport au papier : l’économie à réaliser peut être de l’ordre d’environ 30% par page d’information, par année de conservation.
     Il faut également mentionner que, contrairement à la gestion des documents sur papier, les « originaux » des documents classés sur disquette sont protégés grâce aux copies de sécurité conservées en lieu sûr. Il en est de même pour les documents identifiés comme ayant une valeur de recherche ou une valeur historique qui sont facilement récupérés et fixés en permanence sur des supports plus stables (microformes, disques optiques, etc.).
     En somme, un organisme qui opte pour la gestion de ses documents administratifs sur disquette franchit les premiers pas qui le mèneront rapidement, avec l’expansion de ses systèmes de gestion et la constitution de réseaux de communications internes et externes, vers un véritable système intégré de gestion de ses documents administratifs. »


Incroyable : j’ai écrit ça en 1985, bien avant l’arrivée d’Internet, des courriels, des logiciels de GID (solutions propriétaires ou libres). Dans la conclusion du premier guide en français qui osait préconiser la gestion des documents sur disquette !

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